Paspor Online : Tata Cara Pembuatan Paspor yang Lebih Mudah

Sudah banyak website, khususnya blog yang membahas tentang tata cara pembuatan paspor. Aku pun sudah membacai beberapa blog-blog itu. Tapi tetap saja, ketika aku melaksanakan sendiri prosesnya masih juga kebibungan. Karena itu, melalui tulisan ini aku ingin membagi pengalamanku tentang proses pembuatan paspor di tahun ini, 2014. Aku sengaja membuat cukup banyak poin-poin agar jelas diikuti.

PENDAFTARAN/ APLIKASI SECARA ONLINE SANGAT DISARANKAN, LEBIH MUDAH & NYAMAN

Kenapa kalimat di atas aku tulis dengan huruf capital dan tebal? Karena itu sangat penting dalam serangkaian proses pembuatan paspor. Memang sih, cara pembuatan paspor bisa juga secara langsung daftar di kantor imigrasi (kanim)  atau tanpa aplikasi online. Tapi aplikasi online lebih efektif dan efisien. Sudah saatnya birokrasi dipermudah dengan sentuhan teknologi. Salut untuk kanim.

Kenapa harus online?

1.      Lebih mudah mendaftar. Aplikasi online bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja.

2.   Ketika datang ke kanim tidak perlu antri di pendaftaran. Beda ceritanya jika mendaftar biasa, antrian pendaftaran bisa sangat lama. Menunggu sampai 2-3 jam sudah biasa. Dengan daftar online, tinggal serahkan berkas dan selesai.

3.     Ketika datang ke kanim, di hari yang sama  bisa langsung foto dan wawancara. Jika tidak online maka waktu pendaftaran dan foto/ wawancara dilakukan di hari terpisah, umunya selang 2 hari. Jadi jika mendaftar online, kita bisa ngirit waktu 2 hari.

4.     Kita hanya perlu 2 kali ke kanim. Jika cara biasa, harus 3 kali ke kanim.

So, mendaftarlah secara on line. Gunakan fasilitas teknologi. 

Halaman pertama aplikasi paspor online di imigrasi.go.id

Berikut rincian proses pembuatan paspor online.

1.   Scan dokumen yang diperlukan, yaitu: ktp, kartu keluarga, akta lahir/ijazah. Bagaimana jika dokumennya difoto saja? Tidak bisa. Aku pernah mencobanya karena aku lupa scan ktp. Aku foto ktp dan kemudian aku edit sehingga mirip scan-an. Tapi saat di upload sistemnya menolak. "Kualitas gambar anda kurang baik, silakan pilih gambar lain yang lebih baik" katanya. Yah, sistem tidak bisa ditipu ternyata.

2.   Format file adalah gambar JPEG dan grayscale (atau hitam putih). Ukuran gambar sebisa mungkin antara 100- 300 kb. Meskipun di form-nya ditulis besar ukuran file antara 100kb-1,5Mb, namun jika ukuran file di atas 300 kb sulit sekali diupload dan akan sering muncul keterangan "format dokumen tidak sesuai ketentuan". Aku sempat emosi saat gagal berulang-ulang saat menaikkan satu file berukuran 350kb. Lalu aku kompres sampai berukuran 150 kb dan ku upload. Yatta, langsung naik.

3. Siapkan 3 file itu. Jika ada yang akan bekerja atau sekolah mungkin bisa juga menyertakan surat keterangan terkait.

4.  Buka website imigrasi.go.id buka menu layanan publik dan pilih layanan online klik layanan paspor online. Setelah itu akan dialihkan ke jendela baru. Pilih menu pra permohonan personal (untuk paspor baru). Setelah itu akan muncul isian/ formulir pendaftaran.

5.   Isi aplikasi dengan benar. Ikuti langkah-langkah yang ada. Cukup jelas instruksinya. Untuk pilihan paspor, gunakan yang paspor 48 H. Kecuali untuk TKI maka pilihan paspornya yang 24 H. 

6.    Setelah itu surat pra permohonan akan dikirimkan melalui email yang kamu tulis. Coba langsung cek emailnya. Pasti ada surat dari imigrasi. Jika belum ada, maka perlu untuk daftar ulang.

7.    Print surat pra permohonan (2 lembar, untuk pemohon/bank dan untuk petugas). Akan ada keterangan waktu kedatangan ke kanim dan perintah pembayaran sebelum datang ke kanim. Patuhi aturan itu agar aman dan nyaman.

8.   Pembayaran dilakukan di Bank BNI 46 sebelum hari keberangkatan ke kanim. Siapkan uangnya (kalau tidak berubah 255 ribu) plus ongkos buat bank 5 ribu. Jadi total siapkan 260 ribu. Transaksi biasa di teller, bilang saja bayar paspor dan tunjukkan surat pra permohonan kepada bank. Petugas akan paham. Bukti pembayaran dari BNI harus disimpan baik-baik untuk nanti dibawa ke kanim.

9.     Tunggu waktu ke kanim.

Hari H di Kanim

1.  Sebelum datang ke kanim siapkan foto kopi dokumen-dokumen yang terkait (yang sudah diupload) sebayak 2 rangkap. Khusus untuk foto kopi KTP jangan dipotong, tapi tetap dalam 1 lembar yang berisi kopi ktp bolak-balik. Bukti pembayaran dari BNI tidak perlu difoto kopi.

2. Datang ke Kanim antara jam 8 - 11 (atau tergantung keterangan di surat pra permohonan). Biasanya di Kanim sudah banyak orang mengantri. Setelah masuk kita mengambil nomer antrian. Antrian biasanya dapat diambil di mesin otomatis yang letaknya dekat pintu masuk.  Tidak perlu mengantri di loket.

3.    Temui petugas imigrasi di bagian pendaftaran, bukan di loket. Katakan kepada petugas jika sudah mendaftar online dan sudah membayar. Tunjukkan dokumen asli dan foto kopinya, dan surat pra permohonan. Nanti petugas akan mengumpulkan kopi dokumen kita dalam map yang sudah disediakan oleh kanim. Nomer antrian akan dilampirkan di map. Surat pra permohonan dan bukti pembayaran BNI akan diserahkan kepada pemohon untuk dipakai sebagai syarat pemotretan.

4.   Petugas akan memberikan formulir pendaftaran untuk diisi lagi. Formulir ini berfungsi sebagai koreksi jika mungkin ketika daftar online ada kesalahan.

5.  Setelah selesai, serahkan seluruh dokumen dalam map kepada petugas lagi. Jika dokumen kita lengkap dan tidak bermasalah maka sudah selesai proses pendaftaran. Petugas akan memberitahukan waktu pemotretan dan wawancara, yaitu jam 1 siang di hari yang sama.

6.       Sambil menunggu jam 1 siang, silakan makan siang dulu. :)

7.    Jam 1 siang masuk ke ruangan foto/wawancara. Mengantri dulu. Jika tidak ada nomer antrian maka langsung temui petugasnya yang akan memberi nomer antrian. (Di Kanim Surakarta, tidak ada mesin antrian di ruang foto sehingga harus menghubungi langsung petugas).

8.  Kadang-kadang antrian tidak bisa dijadikan patokan. Jangan terjebak dengan nomer antrian, karena tidak ada daftar yang menunjukkan daftar antrian. Duduk tenang dan tunggu sampai nama kita dipanggil oleh petugas.

9.    Panggilan pertama adalah untuk foto. Setelah itu keluar lagi untuk dipanggil wawancara.

10. Panggilan kedua yaitu wawancara. Pertanyaan standar tentang data diri kita dan ada keperluan apa keluar negeri. Paling gampang bilang saja kalau mau ke Singapura belanja. Kadang jika kita mengatakan ingin kerja, sekolah, atau magang, dll pasti diminta surat dari instansi, surat keterangan, atau penjamin, dll. Itu ribet sekali. Jadi bilang saja mau belanja atau berlibur ke Singapura. Hehehe...

11. Setelah selesai wawancara, akan diberitahukan waktu pengambilan paspor. Waktunya 3-4 hari. Maksimal waktu 4 hari setelah foto.

12.   Pulang dan menunggu pengambilan.

Pengambilan Paspor

1.  Datang ke kanim sesuai waktu dan tanggalnya. Bisa santai kalau untuk pengambilan. Setelah datang di kanim langsung menuju loket dan bilang mau mengambil paspor.

2.  Tunggu sebentar. Sekitar 15 menit kemudian nama kita akan dipanggil untuk mengambil paspor.

3.  Selesai paspor kita dan siap-siap pulang.

Uraian di atas adalah jika kita membuat paspor secara online. Bagaimana jika tidak? Bagaimana jika kita mendaftar secara manual di kanim? Bisa sih, tapi itu akan jauh lebih lama. Kira-kira seperti ini.

Pendaftaran Paspor Offline/ Manual.

1.    Siapkan dokumen yang diperlukan (KTP, Kartu Keluarga, Akta lahir/Ijazah/Surat nikah dan kopinya masing-masing 2).

2.   Datang ke kanim harus pagi-pagi sekali. Rebutan nomer antrian. Ini penting sekali karena nomer antrian akan menentukan lama-tidaknya kita menunggu. Lalu ambil formulir pendaftaran di meja petugas pendaftaran.

3.   Setelah isi formulir lengkap, tunggu antrian. Ini benar-benar bisa melelahkan. 1 antrian bisa sampai 15-30 menit. Waktu tunggu untuk antrian bisa sampai 2-3 jam. Lamaaa... (ini jauh beda dengan daftar online. Kita tinggal serahkan dokumen ke meja daftar, isi formulir, serahkan dokumen, dan selesai tanpa harus antri. 15 menit selesai.)

4.   Setelah sampai di nomer antrian kita, datangi loket dan tunjukkan dokumen asli dan kopinya. Tunggu sebentar dan petugas akan memberikan surat keterangan untuk waktu foto/wawancara. Selain itu juga mekanisme pembayaran melalui BNI.

5.   Waktu foto/wawancara biasanya berselang 2 hari. Jika kita daftar senin maka jadwal foto/wawancara hari rabu. (Jangan lupa bayar biayanya ke BNI sebelum hari foto/wawancara).

6.      Pulang dulu.

7. Hari foto/wawancara sampai dengan pengambilan paspor sama dengan yang pendaftaran online (lihat di tulisan sebelumnya).

Jadi, lebih baik mendaftar online di imigrasi.go.id. Selain lebih mudah, tapi juga lebih efektif dan efisien. Sistem ini memudahkan tidak hanya bagi pemohon, tapi juga untuk petugas imigrasi sendiri.